Wysyłka dokumentów wydaje się sprawą prostą, a wręcz banalną. Wystarczy przecież tylko włożyć je do koperty i przekazać kurierowi lub nadać list na poczcie. Niestety nie zawsze jest to takie proste. Wielokrotnie w regulaminach operatorów logistycznych znajdują się zapisy, które wyłączają z przewozu dokumenty ważne, firmowe, urzędowe i tym podobne. Co w takim razie należy zrobić, by takie dokumenty nadać?
Spis treści
Dokumenty wyłączone z dostawy
Aby dowiedzieć się, jakie dokumenty nie są dopuszczone do przewozu, należy dobrze przyjrzeć się regulaminowi każdej z firm logistycznych. Niezależnie od tego, czy jest to firma kurierska, czy też poczta warto dowiedzieć się, czy w razie zaginięcia przesyłki lub niedostarczenia jej w terminie, przewoźnik bierze na siebie odpowiedzialność za ten stan rzeczy.
Przeważnie z dostawy wyłączone są dokumenty przetargowe, oferty handlowe, wypowiedzenia umów, przesyłki zawierające dokumenty tożsamości, pieniądze, papiery wartościowe, takie jak: czeki, weksle, obligacje, bony skarbowe, znaczki skarbowe, winiety, akcje oraz inne dokumenty wymienione w indywidualnych regulaminach.
Pozostałe dokumenty, które nie podlegają żadnym ograniczeniom, jeśli chodzi o przewóz, mogą być oczywiście wysyłane w sposób standardowy. Jeśli zdecydujemy się wysłać dokumenty zabronione przez regulamin jak zwykły list, to robimy to niestety na własną odpowiedzialność.
Odpowiedzialność przewoźnika?
Często w przesyłkach, nadawcy wysyłają dokumenty przetargowe lub inne ważne pisma, które wymagają dostarczenia ich w konkretnym terminie. Jednakże, jeśli przewoźnik nie dostarczy ich na czas, to nie można domagać się od niego odszkodowania. W końcu to nadawca nie działał zgodnie z regulaminem, który stanowi podstawę do roszczeń.
Nasze obawy związane z bezpieczeństwem paczki zazwyczaj dotyczą dwóch kwestii: jej zaginięcia i punktualności. Dlatego warto pamiętać, że liczba przesyłek, które giną każdego roku, jest znikoma w stosunku do całego ich wolumenu. Druga sprawa to punktualność dostaw. Oczywiście firma kurierska daje gwarancję dostawy w wybranym przedziale czasowym, ale nie zawsze może zapewnić, że paczka z dokumentami trafi na przykład do godziny 9:00 rano, która może być wymagana w przetargu. Należy mieć to na uwadze.
Jak bezpiecznie wysłać ważne dokumenty?
Opcji jest kilka. Możemy starać się podpisać indywidualną umowę z kurierem. Jeśli faktycznie musimy wysłać bardzo dużo ważnych dokumentów, których przewozu zabrania regulamin, to może być to jedyne wyjście. Innym rozwiązaniem jest znalezienie firmy kurierskiej lub brokera kurierskiego, który będzie mógł usługę wykonać. Doskonałą opcją jest wybór platformy wysyłkowej Sendit, która daje możliwość przesłania poufnych dokumentów pocztą lub jedną z rzetelnych firm kurierskich.
Warto też pamiętać o tym, żeby nie zostawiać wysyłki na ostatnią chwilę. Nasi odbiorcy mogą traktować dokumenty, jako faktycznie odebrane dopiero w momencie przyjęcia paczki z rąk doręczyciela, nie patrząc na datę stempla pocztowego, czy datę nadania u kuriera.