Co to jest awizo? Wszystko co musisz wiedzieć

Ta mała, niepozorna karteczka wsunięta w drzwi lub czeluść skrzynki pocztowej. Awizo. Słowo, które u jednych wywołuje westchnienie lekkiego zniecierpliwienia, u innych iskierkę ciekawości podszytą nadzieją. Co tym razem? Ważny list, wyczekiwana przesyłka, a może dokument, o którym zdążyliśmy zapomnieć?

Niezależnie od zawartości, awizo jest sygnałem, że coś czeka na odbiór. I choć w dobie powiadomień SMS czy e-mail wydaje się być reliktem przeszłości, wciąż odgrywa istotną rolę w komunikacji między doręczycielem a adresatem. Zrozumienie, czym dokładnie jest i jakie kroki podjąć po jego otrzymaniu, może oszczędzić niepotrzebnego stresu i czasu.

Spis treści

Co to jest awizo?

W najprostszym ujęciu, awizo to pisemne zawiadomienie pozostawione przez listonosza lub kuriera, informujące o nieudanej próbie doręczenia przesyłki rejestrowanej (czyli takiej, której drogę można śledzić i która wymaga pokwitowania odbioru) bezpośrednio do rąk adresata. Jest to formalny dokument, swoisty most komunikacyjny, który mówi: „Próbowaliśmy dostarczyć, ale Cię nie zastaliśmy. Twoja przesyłka jest bezpieczna i czeka na Ciebie tu i tu”.

Awizo zawiera kluczowe informacje: gdzie i do kiedy można odebrać przesyłkę, a często także jej numer, co ułatwia identyfikację. Choć tradycyjnie jest to papierowy druk, coraz częściej spotykamy się z jego elektronicznymi odpowiednikami, czyli powiadomieniami SMS lub e-mail, które pełnią tę samą funkcję, lecz docierają do nas szybciej. Niezależnie od formy, jego cel jest jeden: umożliwić finalizację procesu doręczenia.

Co zrobić jeśli dostaliśmy awizo?

Pierwszym odruchem po znalezieniu awiza powinno być jego dokładne przeczytanie. Brzmi banalnie? A jednak, w pośpiechu łatwo przeoczyć istotne szczegóły. Awizo to nie tylko informacja o przesyłce, ale także swoista instrukcja. Znajdziemy na nim:

Dane adresata.
Informację o rodzaju przesyłki (list polecony, paczka).
Numer przesyłki (niezwykle ważny!).
Adres placówki pocztowej lub punktu awizacyjnego, w którym przesyłka oczekuje.
Termin, w jakim można ją odebrać.
Czasem także godziny otwarcia punktu.

Z tymi informacjami należy udać się do wskazanej placówki. Niezbędne będzie zabranie ze sobą samego druku awiza (choć nie zawsze jest to warunek konieczny, o czym dalej) oraz ważnego dokumentu tożsamości ze zdjęciem (dowód osobisty, paszport), który potwierdzi, że jesteśmy uprawnioną osobą do odbioru.

Pamiętajmy, że zarówno przesyłki krajowe, jak i te bardziej egzotyczne, czyli przesyłki międzynarodowe, podlegają podobnym procedurom awizowania w przypadku nieobecności adresata.

Ile dni na odebranie przesyłki po otrzymaniu awiza?

Czas, jaki mamy na odbiór przesyłki po otrzymaniu awiza, nie jest jednolity dla wszystkich operatorów i rodzajów przesyłek. W przypadku Poczty Polskiej standardowo jest to 14 dni kalendarzowych od dnia następującego po dniu pozostawienia pierwszego awiza.

Firmy kurierskie mogą mieć nieco inne, często krótsze, terminy przechowywania przesyłek w swoich punktach awizacyjnych lub paczkomatach – zazwyczaj jest to od kilku do kilkunastu dni. Najważniejsze jest, aby zawsze sprawdzić datę wskazaną na samym awizie. To ona jest wiążąca. Przekroczenie tego terminu skutkuje zazwyczaj zwrotem przesyłki do nadawcy, co może generować dodatkowe komplikacje i koszty.

Czy za awizo się płaci?

Samo otrzymanie awiza i fakt, że przesyłka czeka na odbiór, nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi opłatami. Awizo jest bezpłatnym powiadomieniem. Jednakże, mogą istnieć sytuacje, w których przy odbiorze przesyłki będziemy musieli coś zapłacić. Dotyczy to na przykład:

Przesyłek pobraniowych (COD – Cash on Delivery), gdzie opłatę za towar uiszcza się przy odbiorze. Wskazówki, jak złożyć przesyłkę pobraniową, mogą być pomocne dla nadawców.
Przesyłek z zagranicy, które podlegają opłatom celnym lub podatkowi VAT.
Niekiedy, w przypadku niektórych usług kurierskich, opcjonalne przekierowanie paczki lub ponowna próba doręczenia na życzenie może być płatna, ale to nie dotyczy standardowego odbioru po awizacji.

Awizo jedynie informuje o konieczności odbioru – ewentualne płatności wynikają z charakteru samej przesyłki, a nie z faktu awizowania.

Ile razy przychodzi awizo?

Tradycyjnie, w systemie Poczty Polskiej, adresat otrzymuje jedno awizo pierwotne, a następnie, jeśli przesyłka nie zostanie podjęta w ciągu 7 dni, wysyłane jest awizo powtórne. To druga szansa, przypomnienie.

Firmy kurierskie działają nieco inaczej. Często pierwsza nieudana próba doręczenia skutkuje pozostawieniem awiza (papierowego lub wysłaniem elektronicznego) z informacją o możliwości odbioru w punkcie lub o kolejnej próbie doręczenia. Niektóre firmy podejmują dwie lub nawet trzy próby doręczenia pod wskazany adres, zanim przesyłka trafi do punktu odbioru lub zostanie zwrócona do nadawcy. Liczba awiz czy prób kontaktu zależy od wewnętrznych regulaminów danego przewoźnika.

Co się stanie, jeśli nie mogę odebrać awizo?

Mówiąc precyzyjniej, co się stanie, jeśli nie odbierzemy przesyłki, o której informuje awizo, w wyznaczonym terminie? Konsekwencja jest zazwyczaj jedna: przesyłka zostanie zwrócona do nadawcy. To może oznaczać rozczarowanie (jeśli czekaliśmy na coś ważnego), konieczność ponownego kontaktu z nadawcą, a w przypadku zakupów internetowych nawet problemy z realizacją zamówienia lub konieczność ponownego opłacenia kosztów wysyłki. Dlatego tak istotne jest pilnowanie terminów wskazanych na awizie.

Czy można odebrać awizo bez kartki?

A co jeśli zgubiliśmy ten mały, papierowy świstek? Czy to oznacza, że przesyłka jest dla nas stracona? Na szczęście, w większości przypadków, możliwe jest odebranie przesyłki bez fizycznego druku awiza. Kluczowe jest posiadanie:

Ważnego dokumentu tożsamości, który jednoznacznie potwierdzi nasze dane.
Numeru przesyłki, jeśli go znamy, np. z powiadomienia e-mail od nadawcy, ze śledzenia online.

W placówce pocztowej lub punkcie kurierskim pracownik na podstawie naszych danych i ewentualnie numeru przesyłki powinien być w stanie odnaleźć ją w systemie. Oczywiście, posiadanie awiza ułatwia i przyspiesza cały proces, ale jego brak rzadko kiedy jest przeszkodą nie do pokonania. Elektroniczne awizo (SMS, e-mail) również może posłużyć jako podstawa do odbioru.

Czy awizo może odebrać ktoś inny?

Tak, istnieje możliwość, aby awizowaną przesyłkę odebrała w naszym imieniu inna osoba. Jednak nie wystarczy zwykła prośba. Konieczne jest odpowiednie upoważnienie.

W przypadku Poczty Polskiej: Najpewniejszym rozwiązaniem jest posiadanie pełnomocnictwa pocztowego. Jest to formalny dokument, który można złożyć w dowolnej placówce pocztowej, uprawniający wskazaną osobę (lub osoby) do odbioru wszystkich naszych przesyłek. Możliwe jest też sporządzenie jednorazowego upoważnienia na odbiór konkretnej przesyłki, jednak jego forma i akceptacja mogą zależeć od konkretnej placówki.
W przypadku firm kurierskich: Zasady mogą się różnić. Niektóre firmy akceptują pisemne upoważnienie, w którym wskazujemy dane osoby odbierającej oraz nasze. Czasami wymagane są specjalne formularze dostępne na stronach przewoźników. Zawsze osoba odbierająca w naszym imieniu musi posiadać swój dokument tożsamości oraz często kopię naszego dokumentu lub przynajmniej znać jego numer.

Dla przesyłek adresowanych do członków rodziny zamieszkujących pod tym samym adresem, czasem stosowane są uproszczone procedury, ale nie jest to regułą. Zawsze najbezpieczniej jest posiadać formalne upoważnienie.

Awizo w erze cyfrowej a Sendit.pl: Jak zminimalizować szansę na papierek w skrzynce?

Awizo, choć czasem nieuniknione, bywa postrzegane jako drobna niedogodność. W świecie, gdzie niemal wszystko załatwiamy online, oczekujemy płynności także w procesie dostarczania paczek. I tu z pomocą przychodzą platformy takie jak Sendit, które, choć bezpośrednio nie eliminują awiz (bo to zależy od kuriera i obecności adresata), to znacznie ułatwiają zarządzanie wysyłką i minimalizują ryzyko nieudanych doręczeń.

Jak Sendit może pomóc uniknąć frustracji związanej z awizem?

Pełne śledzenie przesyłki: Dokładne informacje o statusie paczki pozwalają lepiej przygotować się na jej odbiór. Wiedząc, kiedy kurier ma się pojawić, łatwiej być w domu.
Wybór punktu odbioru: Wiele usług kurierskich oferowanych przez Sendit pozwala na bezpośrednie skierowanie paczki do wybranego punktu odbioru, np. paczkomatu, sklepu partnerskiego. Wtedy awizo w tradycyjnej formie w ogóle się nie pojawia – otrzymujemy powiadomienie SMS/e-mail z kodem odbioru. To Ty decydujesz, kiedy i skąd odbierzesz przesyłkę.
Elastyczność dla nadawcy i odbiorcy: Możliwość wyboru spośród wielu przewoźników i opcji dostawy (np. dostawa w godzinach wieczornych, jeśli jest dostępna) zwiększa szansę na skuteczne doręczenie za pierwszym razem.

Dzięki świadomemu wyborowi usług i śledzeniu przesyłek, ten mały papierek w skrzynce może stać się znacznie rzadszym gościem. Warto korzystać z dostępnych udogodnień: DHL i Ambro Express oferują preawizację, czyli wcześniejsze informowanie o planowanym doręczeniu. Z kolei DPD, Poczta Polska, DHL, FedEx, InPost oraz Ambro umożliwiają otrzymywanie powiadomień SMS o statusie przesyłki. Większość przewoźników dostępnych na Sendit oferuje również (za niewielką dopłatą) potwierdzenie doręczenia. Wszystkie te opcje znacząco zmniejszają ryzyko nieodebranej paczki i irytującego awiza.